Örnek Senaryo
Faturanın satın alma siparişiyle eşleştirilmesi
Örnek senaryo · müşteri çalışması değildir
Mevcut durum
Bir finans-operasyon ekibi, tedarikçi faturalarını yükleme veya e-posta yoluyla alıyor ve muhasebeye işlemeden önce her birini bir satın alma siparişi ve teslimat kaydıyla karşılaştırıyor.
Önerdiğimiz akış
Yüklenen faturanın alanları çıkarılıyor, tutar ve kalem toplamları satın alma siparişi ve teslimat kaydına karşı belirlenmiş kurallarla kontrol ediliyor, herhangi bir uyuşmazlık muhasebeye hiçbir şey yazılmadan önce bir kişinin yan yana inceleyeceği bir ekrana düşüyor.
Gerçek bir çalıştırmadan
Faturadan çıkarılan bilgiler otomatik olarak satın alma siparişiyle karşılaştırılıyor, uyuşmayan her şey bir kişinin incelemesine bırakılıyor.
Sentetik referans yapımızdan alınmıştır — müşteri sonucu değildir.Tam boyut →
Bugün nasıl işliyor
Bir kişi faturayı açıyor, tutarları ve kalemleri gözle okuyor, satın alma siparişiyle karşılaştırıyor ve onaylanan rakamları muhasebe sistemine elle yeniden giriyor.
İnsan kontrol noktaları
- Muhasebe sandbox ortamına yapılan her yazım, çıkarılan tam değerlerin açık insan onayını gerektirir.
- Bir alan onaydan sonra düzeltilirse önceki onay geçerliliğini yitirir ve kayıt yeni bir onay bekler.
- Aynı belgenin tekrar yüklenmesi bir kişiye işaretlenir, sessizce yeniden işlenmez.
Hata ve gecikme noktaları
- Fatura ile satın alma siparişi arasındaki uyuşmazlık bazen ancak ödeme yapıldıktan sonra fark ediliyor.
- Elle yeniden giriş, geriye dönük izlenmesi zor tutar veya para birimi hataları yaratıyor.
- Aynı fatura zaman zaman iki kez yüklenip işleniyor.
- Hangi rakamı kimin onayladığına dair tutarlı bir kayıt yok.
Pilotta neyi ölçeriz
- Alan bazında çıkarım doğruluğu, tutar ve para birimi hataları ayrı raporlanır
- Üzerinde anlaşılan başlangıç değerine göre fatura başına inceleme süresi
- Test kümesinde mükerrer belge tespit oranı
- Bir düzeltme yapıldıktan sonraki yeniden işlem oranı
Teknik ayrıntılar ve varsayımlar
Sistemler ve veri
Bir belge alım yüzeyi, satın alma siparişi ve teslimat kayıtları, ve bir muhasebe sandbox ortamı. Her belgeden yalnızca eşleştirme ve onay için gereken alanlar okunur.
Başlangıç varsayımları
- Varsayılan hacim: ayda mütevazı sayıda fatura. Ölçülmüş bir veri değil, kapsam belirleme varsayımıdır.
- Bugünkü fatura başına elle inceleme süresi varsayımı, bir zaman etüdüne değil sürecin birlikte gözden geçirilmesine dayanır.
- Varsayılan uyuşmazlık oranı, yalnızca pilot sırasında inceleme kuyruğunu boyutlandırmak için kullanılır.
Pilot kapsamı
Tek bir tedarikçi veya fatura türü, yalnızca çıkarım ve belirlenmiş kurallarla eşleştirme, ve bir sandbox muhasebe yazımı. Otomatik ödeme serbest bırakma veya canlı muhasebe kayıtlarında değişiklik yoktur.
Riskler, istisnalar ve yedek plan
- Kalitesiz taranmış bir belge tahmin edilmeye çalışılmaz, elle incelemeye yönlendirilir.
- Bu senaryo eşleştirme ve inceleme disipliniyle ilgilidir, ödeme onay yetkisine dair bir iddia içermez.
- Muhasebe sandbox ortamı erişilemezse fatura işlendi olarak işaretlenmez, incelemede bekler.
Canlıya almak için gerekenler
Belirlenmiş bir onaylayıcı, yüklenen belgeler için saklama ve silme politikası, en az yetki ilkesine göre verilmiş muhasebe erişimi, ve incelemedeki faturaları kaybetmeden alımı devre dışı bırakan bir geri alma yöntemi.